AC Materials

De kantoorinrichting die AC Materials weer op één plek samenbracht. Van magazijn naar 'fun to work'
 
Wanneer een KMO groeit, groeit haar kantooromgeving niet altijd mee. Teams raken verspreid, communicatie wordt minder spontaan en ruimtes ondersteunen niet langer de manier waarop mensen werken.

Dat was exact de uitdaging bij AC Materials in Heist-op-den-Berg. Het bedrijf wilde opnieuw één centrale werkplek creëren waar medewerkers efficiënt kunnen samenwerken én zich verbonden voelen met de dagelijkse werking van het bedrijf.

Samen met kantoorinrichter Pami werd een deel van het bestaande magazijn omgevormd tot een toekomstgerichte werkomgeving die vandaag al klaar is voor morgen.

Wie vandaag bij AC Materials in Heist-op-den-Berg binnenstapt, kijkt vanuit het kantoor zo de site op. Op het komen en gaan, op het laden en lossen, op de werking waar het bedrijf zijn geld mee verdient.
 
Van stapelplaats naar werkplek met uitzicht
 
Dat was tot voor kort wel even anders. Het kantoor was te klein geworden waardoor niet alle bedienden samen konden zitten. Handig? Allerminst.

Vandaag zit iedereen samen, in een volwaardig nieuw kantoor van drie niveaus, gebouwd in een stuk magazijn dat daarvoor enkel gebruikt werd voor opslag. Met licht, ruimte, en een kantoorinrichting die vertrekt van één simpel uitgangspunt: fun to work.

Het probleem: te weinig plaats, te veel afstand
 
AC Materials maakt deel uit van Square Group en telt vijf vestigingen in Vlaanderen en 85 medewerkers. In Heist-op-den-Berg gaat het om 13 arbeiders en 7 bedienden.

"Het oude kantoor was gewoon te klein", zegt Diederik Raeman, facility coördinator bij Square Group en projectleider van dit dossier. "Daardoor zat een deel van onze bedienden op een andere locatie. Dat werkt niet. Je mist het informele contact, je mist de korte lijn met de site, en je bent constant onderweg voor dingen die anders in twee minuten geregeld zijn."
 
Wat het moest worden
 

De ambitie was niet zomaar een kantoor bijbouwen. De ambitie was een werkplek creëren waar mensen graag zitten én efficiënt kunnen samenwerken.

"Fun to work, dat was letterlijk ons uitgangspunt", aldus Raeman. "Dus grote raampartijen, veel daglicht, en voeling met wat er op de site gebeurt. Van onze vijf vestigingen is dit de enige waar je vanuit het kantoor de werking ziet. Dat is geen detail. Dat is net wat het levendig maakt."

Daar kwam nog een tweede eis bij, eentje die je alleen bedenkt als je de sector kent: het stof moest buiten blijven. De kantoren werden dus geconditioneerd en geventileerd. Comfortabel én proper, het hele jaar door.

Om die ambities te vertalen naar een concreet werkplekconcept ging AC Materials in zee met Pami. Daarbij werd niet alleen gekeken naar meubilair, maar ook naar ergonomie, ruimtegebruik, flexibiliteit en toekomstige groei. Want een goede kantoorinrichting begint lang vóór de levering van de eerste bureaustoel.

De kantoorinrichting: de keuzes die het verschil maken

• Kwalitatief meubilair en goede stoelen. Geen post waarop je bespaart als je wil dat mensen er acht uur per dag comfortabel werken.
• Elektrisch verstelbare zit-sta-bureaus bij een deel van de werkplekken.
• Een mix van vaste en flexibele werkplekken. Want medewerkers en directeurs die over meerdere vestigingen werken, hebben geen eigen bureau nodig. Ze hebben een plek nodig die beschikbaar is wanneer ze binnenkomen.
• Een akoestische concentratiemodule, voor telefoons en Teams-meetings. Zodat wie belt niemand stoort en wie werkt niet hoeft mee te luisteren.
• Een tweede verdieping die voorlopig leeg blijft. Bewust. Als het bedrijf groeit, is de plaats er al.

"Die laatste is misschien wel de belangrijkste", zegt Raeman. "Je bouwt zoiets niet voor volgend jaar. Je bouwt het voor de tien jaar daarna."

Waarom kiezen voor een Belgische kanroorinrichter en fabrikant?
Om hiervoor met Pami in zee te gaan was geen bevlieging. Daar waren hele goede redenen voor.

Om te beginnen de nabijheid. Pelt ligt op een boogscheut van Heist-op-den-Berg en een Belgische fabrikant betekent minder transport en dus minder uitstoot. Voor een bedrijf dat werkt aan zijn positie op de CO2-prestatieladder telt dat mee. Niet als marketingargument, maar als cijfer in een rapport.

Daarnaast was er het voordeel van maatwerk. En de zekerheid dat uitbreidingen of aanpassingen binnen 3 of 5 jaren perfect aansluiten bij de bestaande inrichting.

Wie ooit een kast heeft moeten bijbestellen bij een leverancier die het model intussen niet meer produceert, weet hoe waardevol dat is.

Maar minstens even belangrijk was de begeleiding tijdens het hele traject. "We zijn naar het Experience Centre in Pelt geweest. We hebben alles kunnen zien en testen", vertelt Raeman. "Van het eerste contact tot de levering en de plaatsing liep het gewoon heel goed. Dit was voor Pami geen groot project, laat ons eerlijk zijn. Maar dat hebben we op geen enkel moment gevoeld. Wij werden even zorgvuldig begeleid als een klant met driehonderd werkplekken."

Waarom dit ook over jouw kantoor gaat
 
De aanleiding bij AC Materials is bijna banaal: te weinig plaats en mensen die verspreid zaten. Dat soort situatie sleep je makkelijk jarenlang mee. Er is altijd wel lapmiddel en het werkt meestal nét genoeg om er niets aan te doen.

Maar nét genoeg is iets anders dan optimaal.

De echte winst van dit project zit niet in de extra vierkante meters. Ze zit in betere samenwerking, kortere communicatielijnen en een werkplek die opnieuw aansluit bij de manier waarop het bedrijf vandaag werkt.

Dat zijn geen exclusieve luxes voor bedrijven met tweehonderd bureaus. Het zijn keuzes die je ook kunt maken in een verbouwd stuk magazijn. Op voorwaarde dat iemand samen met jou durft na te denken over hoe je medewerkers werken, samenwerken en groeien. Vóór er ook maar één bureau besteld wordt.

Zit jouw kantoor te krap, of klopt de indeling al een tijd niet meer met de realiteit van je organisatie? Dan loont het om daar eens bij stil te staan.

Bij Pami helpen we KMO's dagelijks om bestaande ruimtes slimmer in te richten, werkplekken toekomstbestendig te maken en kantooromgevingen te creëren waar mensen graag komen werken. Van werkplekstrategie en workspace design tot productie, levering en plaatsing.

Een vrijblijvend gesprek kan al voldoende zijn om nieuwe mogelijkheden te ontdekken.