Blaas een nieuwe wind door het oude kantoorleven met onze vijf tips

De zonderlinge zomervakantie sluit de deuren terwijl die van de scholen alweer wijd open staan. Het ‘gewone’ leven komt weer op gang. En omdat de coronamaatregelen sterk versoepeld zijn, ziet werken er weer anders uit. Is bij u alles al in z’n plooi gevallen? Nemen uw medewerkers weer plaats achter hun bureau? Of trekt u voluit de kaart van hybride werken en kiest u voor een mix van kantoor- en thuiswerk? We doen u 5 suggesties om ‘het nieuwe werken’ in goede banen te leiden.

Een meerderheid van de werkgevers geeft aan dat ze medewerkers die dat wensen ook na corona thuis zullen laten werken. Dat blijkt uit recent onderzoek in opdracht van SD Worx bij 615 kmo-bedrijfsleiders en personeelsverantwoordelijken. Daarbij hebben ze wel een maximum van 2 dagen per week in gedachten. Voor 1 op de 10 bevraagden is 5 dagen per week telewerk zelfs geen probleem. Toch is voor 8 procent van de kmo’s thuiswerk niet langer een optie. De verwachting is wel dat bijna de helft van de kmo’s thuiswerk voor ten minste een dag per week zal toelaten. Ze zien hybride werken als een troef om talent aan te trekken en te behouden. En werknemers waarderen de flexibiliteit die telewerk biedt.

Nieuwe afspraken
Welke vorm van hybride werken u ook verkiest, het vraagt wat aanpassing van u als werkgever. Er moeten afspraken en reglementen aangepast worden. En daarnaast is er een heel praktische en zelfs psychologische kant aan dit nieuwe verhaal. Want hoe zorgt u ervoor dat iedereen zijn draai snel weer vindt, dat de contacten onderling mogelijk blijven en de verbondenheid tussen uw medewerkers niet verloren gaat? We geven u graag 5 suggesties mee in deze blogpost.

1. Werk thuis en werk sámen op kantoor
   De coronatijd heeft het overvloedig aangetoond: werknemers willen hun collega’s graag fysiek kunnen ontmoeten, niet alleen online en via het scherm. Daarenboven blijkt werk een stuk lastiger te organiseren als de ene helft van de collega’s thuis werkt en de rest op kantoor. De combinatie blijft dus op zijn minst noodzakelijk.
   
   En daarbij bepaalt de activiteit steeds meer de locatie waar de werknemer werkt. Is ontmoeting en overleg belangrijk? Dan is het kantoor de aangewezen omgeving. Het is dé plaats bij uitstek om elkaar informeel te ontmoeten en te brainstormen. En om nieuwe medewerkers te onthalen en wegwijs te maken. Geconcentreerd werken is dan weer meer iets voor thuis of een voorbestemde zone op kantoor. In die omgeving is er voor veel mensen minder afleiding waardoor ze meer gefocust kunnen werken.
   
   
2. Laat meer los en maak duidelijke afspraken
   Werknemers en teams kunnen heel goed hun werk zelf bepalen en regelen. Wel zijn er goede en duidelijke werkafspraken nodig. Ook blijft het belangrijk voor medewerkers dat ze weten waar ze met elkaar als team naartoe werken. Hoe die richting in verband staat met de strategie van de onderneming en wat hun rol daarin is. Staat dat iedereen helder voor ogen, dan zal hybride werken meer succes kennen. Het is even wennen dus, maar leidinggevenden doen er goed aan de controle en het toezicht wat te lossen. Het is praktisch gezien niet langer mogelijk om alles en iedereen te blijven monitoren. Dat onderstreept eens te meer het belang van goede (werk)afspraken. Het werkkader moet duidelijker zijn dan ooit.
   
   
3. Monitor het welbevinden van uw medewerkers
   De fysieke en mentale gezondheid van uw werknemers verdient uw volle aandacht. Want hybride werken kan pas succesvol zijn als elke medewerker het op zijn of haar maat kan toepassen. Sommigen vonden thuiswerken geen succes en voelden zich geïsoleerd. Ze misten het contact in de wandelgangen en collegiale verbondenheid. Of ze liepen thuis tegen de muren op en vonden daar niet de rust om hun werk goed te kunnen doen. Zij zijn dus gebaat bij meer dagen kantoorwerk. Anderen zouden niets liever willen dan altijd vanuit huis te werken. Het vraagt maatwerk. Daarom is het bij deze reshuffle van werken belangrijk om het welzijn van uw medewerkers op te volgen.
   
   
4. Geef optimale technologische ondersteuning
   Hybride werk kan pas succesvol zijn als er ook een optimale technologische ondersteuning is. We hebben het dan over infrastructuur, apparatuur en inrichting die de werkomstandigheden op kantoor én thuis professionaliseren. Zo wordt het mogelijk virtuele vergaderingen tot een volwaardig alternatief te maken. En teammeetings benaderen de werkelijkheid met behulp van camera’s, audioapparatuur om achtergrondgeluiden te dempen en digitale whiteboards.
   
   
5. Werk aan een open bedrijfscultuur
   Met welke behoeften lopen uw medewerkers rond? Stimuleer hun initiatief en ideeën met een open bedrijfscultuur. Dan is er ruimte voor alternatieven die ook goed werken. Een non-screenmeeting of eens zonder laptop al wandelend overleggen? Waarom niet? Maak afspraken over die praktische zaken. Daar kan ook de afspraak bij horen dat u virtuele vergaderingen altijd kort houdt. Of dat teammeetings live op kantoor plaatsvinden. Want vergaderen aan eenzelfde tafel geeft een heel andere dynamiek omdat daar ook het non-verbale meespeelt. En daarbij zijn er na afloop vaak nog wat informele babbels in de wandelgangen of bij de koffieautomaat. Die werken verbindend en dat werkt het best als iedereen elkaar af en toe eens live ziet.

Veel succes!

Wilt u hierover eens met ons van gedachten wisselen? Wij staan u graag bij met onze expertise en ervaring op het vlak van hybride werken en bijpassende kantoorinrichting. Graag tot binnenkort.