Hoe richt u uw videoconferentieruimte efficiënt in?

De Werelddag van de Telecommunicatie en de Informatiemaatschappij maakt mensen bewust van de impact die radio, televisie, (mobiele) telefonie, internet en andere nieuwe technologieën op onze maatschappij hebben. Ook richt deze dag de aandacht op de digitale kloof die er nog steeds bestaat. En dat bevestigde de coronacrisis: niet iedereen heeft dezelfde toegang tot de digitale communicatiemogelijkheden die er voorhanden zijn.

De coronapandemie heeft er in z’n eentje voor gezorgd dat de digitale kloof een stukje kleiner is geworden. Einstein (1879-1955) zei het zo: “In the midst of every crisis lies great opportunity.” Tot die nieuwe mogelijkheden behoort het videobellen. De brede bevolking – van jong tot oud – maakt nu gebruik van deze handige communicatievorm.

Videoconferentie en hybride werken
Videoconferentie sluit perfect aan bij het hybride werken. Veel werknemers werken niet langer op één vaste locatie. Naargelang de opdracht, taak of meeting kiezen ze nu voor de juiste werkomgeving. Videobellen ondersteunt deze manier van werken op een heel praktische wijze. Daarbij is het mogelijk op alle devices, van desktop en laptop tot tablet en smartphone. Dus uitermate geschikt om te gebruiken, zowel op kantoor als op de thuiswerkplek.

Toch blijven de klassieke videoconferentieruimtes ook heel belangrijk. Voor allerlei vormen van overleg – zowel lokaal als internationaal – betekenen ze een flinke besparing op reiskosten en reistijd. Nieuwe technologieën, zoals de roombooking-oplossingen van onze partner GoBright, ondersteunen u bovendien volop in deze aanpak. U kunt werkruimtes of conferentieruimtes vlot boeken en de conferentie apparatuur bedienen.

Inrichting van uw videoconferentieruimte
Maar hoe richt u uw conferentieruimte nu doelmatig in? Wanneer u het meubilair, de verlichting en de kleuren van de ruimte afstemt op de videovergadering, zorgt u voor beleving, comfort en gebruiksgemak. En zo kan de videoconferentie gemakkelijk concurreren met de klassieke manier van vergaderen. Neem bij de inrichting van uw videoconferentieruimte deze zes aandachtspunten mee:

1. De juiste tafelvorm
   Welke tafelvorm kiest u voor uw videoconferentie? Die bepaalt mee het succes van de meeting. Zit u bijvoorbeeld rond een vierkante of rechthoekige tafel, dan kan niet iedereen elkaar zien. En ook voor de camera is dan niet iedereen zichtbaar, waardoor niet elke deelnemer goed in beeld komt. Kies daarom voor de juiste tafelvorm (bv. ton- of druppelvormig) en iedereen kan elkaar zowel aan tafel als op het scherm in de ogen kijken.
2. Frisse en egale kleuren
   Creëer rust door de juiste kleuren in de vergaderruimte te gebruiken. Harde, felle, schreeuwerige kleuren en drukke patronen geven afleiding. Frisse, heldere en egale kleuren vergroten daarentegen de concentratie van elke deelnemer en daarmee ook de betrokkenheid. Plaats het meubilair en andere accessoires in de ruimte zodanig dat ze de aandacht van de videovergadering niet afleiden.
3. Indirecte verlichting
   De juiste verlichting zorgt ervoor dat deelnemers elkaar goed kunnen zien. Dat is belangrijk om elkaars gezichtsuitdrukkingen en non-verbale signalen op te merken. Een te beperkte of juist te felle verlichting doet je er eerder vermoeid uitzien. Maak dus gebruik van indirect licht die elke deelnemer op een meer egale en natuurlijke wijze toont. Let daarbij wel op mogelijke lichtreflecties via het tafelblad die verstorend kunnen werken.
4. Een helder geluid
   U wilt elkaar goed kunnen zien, maar ook duidelijk kunnen horen. Een goede verstaanbaarheid is daarom een absolute vereiste voor een succesvolle videoconferentie. En daarbij gaat het niet alleen om de verstaanbaarheid van spraak, maar ook van andere gedeelde items zoals video’s. Installeer in uw videoconferentieruimte daarom een krachtig, professioneel en goed geïntegreerd geluidssysteem.
5. Voor iedereen (digitaal) toegankelijk
   Medewerkers kunnen zowel via hun desktop als hun mobiele device een videoconferentie bijwonen of organiseren. Daarom is het belangrijk dat de verbinding tussen het videoconferentiesysteem en mobiele platforms goed werkt. Denk o.a. Microsoft Teams. Zo creëert u een voor iedereen toegankelijk en beschikbaar videoplatform.
6. Extraatje – kies voor een identieke uitstraling
   Wilt u nog professioneler voor de dag komen? Richt de videoruimtes waarvan u gebruikmaakt dan identiek in. Zo lijkt het alsof alle deelnemers zich in dezelfde ruimte bevinden. En ook dat vergroot de concentratie en betrokkenheid. Bovendien is het voor de gebruiker prettig als de verschillende videoconferentieruimtes op dezelfde manier te gebruiken zijn.

Of akoestische pods?
Naast de klassieke conference rooms zijn er ook allerlei andere oplossingen op de markt. Denk bijvoorbeeld aan de producten van onze partners Framery, Mikomax of Deblick. In deze kleine, akoestische cabines kunnen uw medewerkers zonder afleiding geconcentreerd bellen. Of werken in alle rust en stilte. Deze pods zijn trouwens meestal voorzien van alle behoeften zoals voedingsingangen en USB-poorten. De helderheid van de verlichting kunt u aanpassen zodat u optimaal in beeld komt tijdens de videoconferenties. Ook de luchtcirculatie is perfect geregeld en de materialen zijn gemakkelijk schoon te maken.

Videoconferenties en videobellen zijn blijvers. Hebt u uw werkmethode er al op aangepast? En hoe hebt u uw kantoorinrichting daarop afgestemd? We denken graag met u mee en laten u oplossingen zien die aansluiten op uw specifieke behoeften. Neem contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend kennismakingsgesprek.