« Travail à distance » - à quel niveau votre entreprise se situe-t-elle ?

28/10/2020

La transition vers le travail flexible a fait un bond de 10 ans en avant en raison de la crise du coronavirus. Les objectifs fixés pour 2030 sont atteints dès maintenant à un rythme rapide. Le travail à distance n'est plus une option facultative, mais une nécessité à long terme, lourde de conséquences. En tant qu'employeur, vous devez relever le défi de prendre des mesures équilibrées et mûrement réfléchies pour assurer la transition en douceur vers une stratégie de lieu de travail hybride. Comment vous y prendre ?


Vers une stratégie de lieu de travail hybride
De nombreuses entreprises découvrent aujourd'hui où elles en sont en matière de travail hybride et où se situent les pierres d'achoppement. Elles sont dès lors contraintes de réfléchir à une nouvelle stratégie de lieu de travail, dont un élément permanent est le télétravail. La méthode de travail d'Automattic est un cas d'école qui illustre la façon dont vous pouvez la façonner.


Fondée en 2005 par Matt Mullenweg, Automattic est la société derrière WordPress qui héberge 36 % des sites Internet. Il est frappant de constater que Matt Mullenweg compte pas moins de 1 272 collaborateurs mais qu'il ne dispose pas de propres bureaux. Tout son personnel, réparti dans 75 pays, travaille en ligne ! En portant constamment le travail virtuel à un niveau supérieur, il sait comment lier les travailleurs, les captiver et leur permettre de bâtir des relations de travail en ligne. L'organisation a ainsi évolué pour atteindre aujourd'hui le niveau 4. Dans la pratique, de nombreuses organisations restent toutefois bloquées au niveau 2 de cette évolution. Elles essaient d'appliquer à domicile la même façon de travailler qu'au bureau. Mais qu'impliquent ces cinq niveaux de « travail à distance », en définitive ?


Niveau 1 - Aucune action ciblée
Le niveau de départ. L'entreprise n'entreprend aucune action ciblée afin d'aborder le « travail à distance » dans une perspective à long terme. Le personnel qui travaille à domicile exécute ses tâches quotidiennes de base : envoyer et recevoir des e-mails, se connecter à des réunions, etc. Cependant, les collaborateurs sont enclins à repousser certaines tâches jusqu'à leur retour au bureau. Certains managers ont même recours à un logiciel « Big Brother » sur les ordinateurs de leurs travailleurs pour s'assurer que ces derniers sont « connectés » et travaillent effectivement pendant les heures de travail. Il faut faire plus.


Niveau 2 - Le bureau en ligne
De nombreuses entreprises se trouvent actuellement ou se trouveront bientôt à ce niveau. Elles se sont adaptées aux nouvelles conditions de travail. Le personnel sait comment passer des appels vidéo et utiliser les moyens de communication modernes. La manière de travailler est néanmoins identique. En conséquence, les mauvaises habitudes et les méthodes de travail inefficaces sont maintenues. Il n'y a aucune marge pour organiser le travail soi-même. L'entreprise impose une façon de travailler, que les collaborateurs sont censés suivre. Ils doivent être constamment en ligne pendant les heures de bureau, même si cela n'est pas toujours utile ou pratique. Cette interprétation du télétravail se fait au détriment du « capital social » des organisations et porte atteinte, à terme, à leur cohésion sociale, leur productivité, leur résilience et leur capacité d'innovation.


Niveau 3 - Adaptation au nouvel environnement
À ce niveau, une entreprise s'adapte à la nouvelle réalité. Elle prend des mesures judicieuses afin que le travail quotidien soit aussi normal que possible. Des documents sont partagés en ligne et peuvent être édités par tous les participants à une réunion en temps réel. À ce stade, nous constatons que des entreprises prennent également des mesures au niveau de l'équipement et investissent dans un meilleur matériel pour leurs travailleurs. Citons, à titre d'exemple, un lieu de travail professionnel à domicile, un éclairage pour les appels vidéo ou encore des microphones qui suppriment les bruits de fond. Les travailleurs apprennent à communiquer clairement et sans ambiguïté dans leurs messages. L'efficacité de la communication s'améliore car elle est désormais cruciale.

Niveau 4 - Communication asynchrone
Les entreprises qui utilisent la communication asynchrone séparent la productivité et la production de la présence physique de leurs collaborateurs au bureau.  En cas de travail asynchrone ou à distance, peu importe qui travaille quand et depuis quel endroit, tant que chacun sait ce qui doit être fait et pour quand. Les collaborateurs conviennent entre eux ou avec leur manager des tâches à accomplir au bureau et à la maison.


Les travailleurs exécutent leur travail au moment opportun pour eux. Beaucoup de choses ne requièrent pas une réaction immédiate. Si une question ou une situation urgente se présente, un coup de téléphone suffit. En donnant aux travailleurs plus de temps pour réagir, ils ont l'occasion de réfléchir à leur réponse. Ils apprennent ainsi à communiquer efficacement entre eux, de manière constructive et instructive. Pour ce faire, ils s'échangent suffisamment d'informations de base et lient les actions et les résultats à chaque tâche. Les collègues se donnent l'espace nécessaire pour réagir au cas où certaines choses ne seraient pas faisables ou possibles. L'immeuble de bureaux n'est alors nécessaire que pour les affaires et les tâches qui nécessitent la présence physique simultanée de plusieurs collègues.


Niveau 5 - Nirvana
À ce niveau, le travail de votre équipe surpasse celui de n'importe quelle autre. La manière de travailler est en parfaite adéquation avec la culture de l'organisation et l'environnement physique dans lequel les gens travaillent. Le travail est rationalisé et efficace.


À quel niveau votre entreprise ou organisation se situe-t-elle ? Vous voulez passer au niveau suivant ? Laissez-nous vous inspirer et vous conseiller. En tant que spécialistes de l'aménagement de bureaux, nous nous ferons un plaisir de vous aider à aménager votre bureau et votre lieu de télétravail de manière efficace et efficiente.