Une journée sans e-mail ? Le rêve !

27/11/2020

Vos collaborateurs se sentent-ils parfois submergés par le flux de messages numériques qui leur parviennent quotidiennement ? E-mails, messages instantanés, messages WhatsApp, messages vidéo… les sollicitations semblent sans fin. La crise du coronavirus et le télétravail ne font qu’exacerber le problème. Comment vos collaborateurs peuvent-ils garder la tête froide et reprendre le contrôle sur ce raz-de-marée d’informations ?


Le « Vendredi sans E-mail », qui a lieu chaque année le dernier vendredi de novembre, a pour but de les y aider. La première édition a été organisée à l’instigation du consultant en communication Gunnar Michielssen. Treize ans plus tard, cette journée est devenue une initiative largement reconnue, relayée par d’autres organisations en Belgique et aux Pays-Bas.


Le choix du dernier vendredi de novembre comme « Vendredi sans E-mail » ne tient pas du hasard. C’est en effet il y a exactement 49 ans que Ray Tomlinson, programmeur auprès de l’éditeur américain de logiciels BNN, a envoyé le tout premier courriel. Entre-temps, l’envoi d’e-mails est devenu une seconde nature. Rares sont ceux qui ne savent pas comment faire ou qui ne l’ont jamais fait.


Pris en otage
Cette « lettre express » n’a malheureusement pas que des avantages. Bon nombre de travailleurs souffrent de l’excès de messages numériques quotidiens. Et c’est précisément pour cette raison qu’est né le « Vendredi sans E-mail ». Les travailleurs se sentent pris en otage par leur messagerie électronique. Ils ont l’impression d’être constamment à la traîne. Ils deviennent réactifs durant leurs journées de travail. Trop de gens se laissent emporter par un flux incessant de messages entrants et perdent ainsi complètement le contrôle de leur journée de travail. Et ce au détriment de la gestion des tâches critiques pour l’entreprise.


D’après les psychologues du travail, cette « surcharge informationnelle » est source de stress et entraîne une baisse directe de la satisfaction au travail. C’est pourquoi cette journée de sensibilisation sans e-mail est si importante. Elle nous invite à réfléchir à l’impact de cette « lettre électronique » sur nos vies, mais aussi à l’effet des communications numériques sur notre travail et notre quotidien. Le « Vendredi sans E-mail » nous remet les pieds sur terre et nous incite à examiner notre utilisation du courrier électronique d’un œil critique. Une première étape importante vers une culture de l’e-mail plus saine.


Remise à zéro
Cette journée thématique est l’occasion idéale d’encourager vos employés à adopter une approche complètement différente. À passer un jour sans courrier électronique, sans clic vers leur boîte aux lettres électronique. Encouragez-les aujourd’hui à remplacer ce réflexe d’envoyer un courriel par un contact direct. En discutant à 1,5 mètre de distance, ou en échangeant quelques mots par téléphone. Vos clients, prospects et fournisseurs ne recevront pas non plus de courrier électronique aujourd’hui, mais seront contactés par téléphone, comme au bon vieux temps !


Bien sûr, cette journée n’est pas une solution miracle. Mais elle constitue un premier pas vers une plus grande prise de conscience de la manière dont nous gérons nos communications numériques et de la possibilité de les limiter.


Dix conseils pratiques
Nous ne saurions conclure cet article de blog sans vous donner, en tant qu’employeur, quelques conseils très concrets et pratiques. Comment faire pour reprendre le contrôle de vos e-mails ? Et comment vos employés peuvent-ils faire rentrer leur messagerie dans le rang ?


  1. Ne vérifiez pas votre boîte aux lettres électronique plus de trois fois par jour. Résistez à la tentation de lire chaque nouveau message immédiatement.
  2. Videz régulièrement votre boîte de réception (Inbox). Ne l’utilisez pas comme « to-do list », mais gardez une vue d’ensemble.
  3. N’abusez pas du CC (carbon copy). N’utilisez cette option que si le destinataire a réellement besoin de recevoir l’information.
  4. N’utilisez l’option « Répondre à tous » (reply to all) qu’en cas de nécessité.En principe, n’envoyez votre réponse ou vos réserves qu’à l’expéditeur initial.
  5. Complétez soigneusement la ligne d’objet. Elle doit résumer votre message, comme un titre de journal. De cette façon, le destinataire voit immédiatement de quoi il est question.
  6. Limitez autant que possible votre courrier à la ligne d’objet et terminez par « EOM » (end of message). Le destinataire n’aura ainsi même pas besoin d’ouvrir votre message.
  7. Ne redirigez pas (forward) un message plus de deux fois, et expliquez la raison du transfert.
  8. Désinscrivez-vous de toutes les lettres d’information que vous ne lisez pas. Faites de même avec les listes de diffusion auxquelles vous ne vous êtes pas abonné. Savourez le calme retrouvé !
  9. Faites preuve de bon sens. Envoyer trente courriels par jour est vraiment plus que suffisant, car less is more.
  10. Privilégiez toujours le téléphone pour les messages urgents ou les questions complexes. C’est généralement beaucoup plus rapide.


Mais surtout, profitez de cette journée sans e-mail. Gageons que cet avant-goût vous donnera envie de faire les choses autrement pour le restant de votre vie. Bonne chance !


Le « Vendredi sans E-mail » est une initiative de Digital Communication Training, qui aide les entreprises à garder le contrôle sur l’avalanche quotidienne de messages numériques.

Source : https://www.communicationtraining.be/vendredisansemail