27.11.2020

Een dag zonder e-mails? Wat een rust!

Voelen uw medewerkers zich ook wel eens overspoeld door al die digitale boodschappen die hen dagelijks bereiken? E-mails, chatberichten, WhatsApp-berichten en videoboodschappen, er lijkt soms geen einde aan te komen. En dan zorgt de coronacrisis en het vele thuiswerken ook nog eens voor meer van hetzelfde. Hoe houden uw medewerkers het hoofd koel en krijgen ze terug grip op die informatietsunami?


De ‘E-mailloze Vrijdag’ die elk jaar op de laatste vrijdag van november plaatsvindt, probeert ons daar alvast bij te helpen. De eerste editie werd georganiseerd door communicatieconsultant Gunnar Michielssen. Ondertussen zijn we dertien jaar verder en is deze dag uitgegroeid tot een breed bekend initiatief dat gepromoot wordt door organisaties in België en Nederland.


Dat net déze vrijdag in november de ‘E-mailloze Vrijdag’ werd, is natuurlijk geen toeval. Want precies 49 jaar geleden verzond Ray Tomlinson, programmeur bij het Amerikaanse softwarebedrijf BNN, de allereerste e-mail ooit. E-mailen is ondertussen net zo gewoon geworden als ademen. Weinigen die het niet kunnen of nog nooit gedaan hebben.


Gegijzeld
Maar niet voor niets is de e-mailloze dag in het leven geroepen, want naast de voordelen van deze supersnelle brief hebben veel werknemers ook last van een overdaad aan het dagelijkse digitaal berichtenverkeer. Veel mensen voelen zich gegijzeld door hun elektronische post. Ze hebben het gevoel voortdurend achter de feiten aan te hollen. Werkdagen worden zo reactief. Teveel mensen laten zich leiden door voortdurende stroom aan inkomende berichten en geven daarmee de controle over hun werkdag helemaal uit handen. Dat gaat dan weer ten koste van de afhandeling van bedrijfskritische taken.


De ‘information overload’ leidt volgens arbeidspsychologen tot stress en een directe daling van de arbeidsvreugde. Daarom is deze e-mailloze bewustwordingsdag zo belangrijk. Een dag om even terug te blikken op de impact van die elektronische brief op ons leven. Maar ook om even stil te staan bij het effect van het digitale communicatieverkeer op ons werk en dagelijks bestaan. De ‘E-mailloze Vrijdag’ zet ons met de beide benen op de grond en doet ons kritisch kijken naar ons e-mailgebruik. Een belangrijke eerste stap naar een meer gezonde e-mailcultuur.


Even resetten
Deze themadag leent zich heel goed om uw medewerkers aan te moedigen om het eens helemaal anders aan te pakken. Een dag geen e-mails, geen klik naar de e-mailbox vandaag. Moedig hen aan om die reflex om te mailen vandaag te vervangen door rechtstreeks contact. Door een babbel op 1,5 meter afstand, of laat ze de telefoon gebruiken. En ook uw klanten, prospects en leveranciers worden vandaag niet gemaild maar gewoon weer als vanouds gebeld!
Natuurlijk is deze dag niet een wondermiddel. Wel is het een eerste stap naar meer bewustwording van hoe wij omgaan met onze digitale communicatie en hoe het misschien best wel wat minder mag zijn.


Tien praktische tips
We eindigen deze blogpost niet zonder u als werkgever nog een aantal heel concrete en praktische tips mee te geven. Want hoe krijgt u uw e-mailverkeer weer onder de duim? En hoe zorgen uw medewerkers er nu voor dat ze hun mailbox weer in het gelid krijgen?


  1. Controleer uw e-mailbox hooguit drie keer per dag. Weersta aan de verleiding elk nieuw bericht onmiddellijk te willen lezen.
  2. Houd uw Postvak IN (Inbox) leeg. Gebruik hem niet als todo-lijst maar bewaar het overzicht.
  3. Wees spaarzaam met CC (carbon copy). Gebruik die optie alleen als de ontvanger de informatie echt moet ontvangen.
  4. Gebruik alleen waar noodzakelijk de optie ‘Allen beantwoorden’ (reply to all). Stuur je antwoord of bedenkingen in principe alleen naar de originele afzender.
  5. Gebruik volle onderwerpregels. Deze vat je bericht samen zoals een krantenkop. Zo weet de ontvangen gelijk waar uw e-mail over gaat.
  6. Beperk je mail zo veel mogelijk tot de onderwerpregel en eindig met eom (end of message). De ontvanger moet je bericht dan zelfs niet meer openen.
  7. Stuur berichten maximaal twee keer door (forward) en leg uit waarom je het doorstuurt.
  8. Schrijf je uit voor alle nieuwsbrieven die je niet leest. Doe hetzelfde met distributielijsten waarop je niet thuishoort. Wat een rust!
  9. Gebruik je gezond verstand. Dertig e-mails per dag sturen is echt meer dan genoeg want less is more.
  10. Neem altijd de telefoon voor dringende berichten of complexe vragen. Dat gaat meestal een stuk sneller.


Bovenal, geniet deze dag! Een werkdag zónder e-mails. Een heuse smaakmaker om het daarna voor altijd anders te doen. Succes!


E-mailloze Vrijdag is een initiatief van Digital Communication Training dat bedrijven helpt bij het onder controle houden van de dagelijkse digitale berichtentsunami.


Bron: https://www.communicationtraining.be/emaillozevrijdag

OVERZICHT
           
                                
                       
                        

Al 20 jaar trotse eigenaar van het ISO 9001-certificaat!

                    

Voor veel bedrijven zijn de ISO-certificaten een absolute must-have. De ISO-logo’s op hun website, bedrijfswagens en geb...

                        LEES MEER                 
      
       
                                
                       
                        

Pami brengt met fonkelnieuwe bedrijfsfilm passie treffend in beeld

                    

Vandaag presenteren we u vol trots onze fonkelnieuwe corporate video! In deze korte video brengen we ons verhaal op een ...

      

Contacteer ons

Hebt u een concrete vraag of wenst u advies over een specifiek onderwerp? Of wilt u gewoon eens vrijblijvend kennismaken? Laat het ons weten.


Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Ontdek de mogelijkheden

in ons gratis e-book

We hebben nog even jouw e-mailadres nodig voordat je ons E-book kunt downloaden.
Vul hieronder jouw e-mailadres in.

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Inspiratieboek downloaden

Het inspiratieboek is geopend in een nieuw venster. Als je browser dit venster heeft geblokkeerd, kan je het inspiratieboek openen door op deze link te klikken:
klik hier om te downloaden.

Wil je het inspiratieboek ook per post ontvangen?
Laat dan even onderstaande gegevens achter.

Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Bedankt voor je aanvraag.
Wij sturen de brochure zo snel mogelijk op.


Vriendelijke groeten
Het Pami-team