11.03.2021

Vergoeding voor thuiswerk en kantoormeubilair? Ontdek wat fiscaal mogelijk is.

Welke vergoedingen mogen uw werknemers belastingvrij ontvangen voor de onkosten die ze maken om thuis te kunnen werken? En wat betekent het fiscaal voor hen als u kantoormeubilair en informaticamateriaal ter beschikking stelt? De Federale Overheidsdienst Financiën verheldert in een rondzendbrief welke vergoedingen u kunt geven en onder welke voorwaarden ze belastingvrij blijven. De regeling ging in op 1 maart 2021 maar houdt rekening met situaties die zich vanaf 1 januari 2020 voordeden.


De forfaitaire kantoorvergoeding
Er is sprake van thuiswerk als het gaat om werk dat normaal gezien ook op de werkvloer van de werkgever wordt uitgevoerd. Thuiswerk moet wel plaatsvinden binnen de normale werkuren en in de ‘private lokalen’ van de werknemer. Werken op een satellietkantoor van uw bedrijf, geldt niet als thuiswerk.


Om in aanmerking te komen voor een vergoeding of tussenkomst voor thuiswerk moet het allereerst gaan over ‘structureel en regelmatig’ thuiswerk. Dat wil zeggen, minimaal het equivalent van één werkdag per week. Belangrijk is ook dat u als werkgever deze kosten niet op een andere manier vergoedt, bijvoorbeeld wanneer u al een deel van de elektriciteitskosten ten laste neemt.


Voldoet het thuiswerk aan deze voorwaarden, dan mag de werkgever een forfaitaire kantoorvergoeding van maximaal 129,48 euro per maand toekennen. Voor de maanden april, mei en juni wordt dat bedrag zelfs even verhoogd tot maximaal 144,37 euro. Deeltijdse werknemers mogen rekenen op dezelfde tussenkomst.


De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten die gemaakt worden om de beroepsactiviteit op een normale manier te kunnen uitoefenen. Daaronder vallen bijvoorbeeld het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis, de aanschaf van papier, inkt, mappen en cursusblokken maar ook de kosten voor het water- en elektriciteitsverbruik en de aankoop van koffie en versnaperingen.


Bijkomende forfaitaire vergoedingen
Bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 euro per maand (144,31 euro per maand voor de maanden april, mei, juni 2021), mag de werkgever ook nog deze bijkomende forfaitaire vergoedingen toekennen:

  • een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privé-internetaansluiting en -abonnement en
  • een vergoeding van maximaal 20 euro per maand voor het professioneel gebruik van een privécomputer met randapparatuur of
  • een vergoeding van maximaal 10 euro per maand (5 euro per item) voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm, printer-scanner zonder privécomputer.


Tussenkomst voor aankoop kantoormeubilair of informaticamateriaal
Personeel dat thuis werkt mag bij u als werkgever aankloppen voor een terugbetaling van bepaald kantoormeubilair en informaticamateriaal. Een voorwaarde is wel dat zij op de werkvloer normaal gezien ook over dit soort kantoorinrichting beschikken. Het moet dus gaan over materialen die de behoeften van het thuiswerk niet op onredelijke wijze overstijgen. Een dure design bureautafel is bijvoorbeeld niet nodig. Grote computerbeeldschermen die dienen om te gamen, ook niet. Werkgevers kleven dus best een redelijke maximumprijs op alle meubilair en toestellen waarvoor ze hun werknemers willen vergoeden.


Om welk meubilair of kantoormateriaal gaat het? Denk aan een bureaustoel, een bureautafel, een bureaukast, een functionele bureaulamp, een tweede computerbeeldscherm, een printer-scanner, een toetsenbord, een muis, een voetmuis, een trackpad of trackball en een hoofdtelefoon. Ook specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot te kunnen werken met de pc, komt in aanmerking. Deze tussenkomst heeft trouwens geen invloed op het bedrag van de forfaitaire kostenvergoeding.


Bureaumeubilair ter beschikking gesteld door werkgever
Ook kan u er voor kiezen om uw werknemer bureaumeubilair ter beschikking te stellen. Dat kan belastingvrij. De belastingadministratie aanvaardt dat bepaalde goederen noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze uit te voeren. Als uw werknemer bij zijn vertrek of na afloop van het thuiswerk de goederen mag houden, dan verandert de situatie. Dan moet hij op de reële restwaarde wél belasting op het ‘voordeel van alle aard’ betalen.


Wilt u zich graag meer informeren over de voorwaarden om forfaitaire vergoedingen aan uw thuiswerkend personeel te kunnen uitbetalen? Of wilt u precies weten onder welke condities u kantoormeubilair of informaticamateriaal mag terugbetalen aan uw werknemer? Neem de circulaire 2021/C/20 van de administratie dan zeker nog eens grondig door.


Als workspace designers heeft de inrichting van een gezonde en ergonomische thuiswerkplek geen geheimen meer voor ons. Neem gerust contact met ons op voor meer informatie of een vrijblijvend (online) kennismakingsgesprek.

OVERZICHT
           
                                
                       
                        

100% made in Belgium, en dat al meer dan 50 jaar!

                    

Ons kleine landje heeft heel wat moois te bieden. En dan hebben we het even niet over de kust, de Ardennen of een van on...

                        LEES MEER                 
      
       
                                
                       
                        

Zomer 2021

                    

Van maandag 19 juli t.e.m. zondag 8 augustus 2021 genieten we van onze jaarlijkse vakantie. Onze showrooms en fabriek z...

      

Contacteer ons

Hebt u een concrete vraag of wenst u advies over een specifiek onderwerp? Of wilt u gewoon eens vrijblijvend kennismaken? Laat het ons weten.


Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Ontdek de mogelijkheden

in ons gratis e-book

We hebben nog even jouw e-mailadres nodig voordat je ons E-book kunt downloaden.
Vul hieronder jouw e-mailadres in.

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Inspiratieboek downloaden

Het inspiratieboek is geopend in een nieuw venster. Als je browser dit venster heeft geblokkeerd, kan je het inspiratieboek openen door op deze link te klikken:
klik hier om te downloaden.

Wil je het inspiratieboek ook per post ontvangen?
Laat dan even onderstaande gegevens achter.

Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Bedankt voor je aanvraag.
Wij sturen de brochure zo snel mogelijk op.


Vriendelijke groeten
Het Pami-team