28.10.2020

‘Werken op afstand’ - op welk niveau bevindt uw bedrijf zich?

De coronacrisis versnelde de overgang naar flexibel werken met wel tien jaar. Doelen die voor 2030 vooropgesteld werden, worden nu in snel tempo behaald. Werken op afstand is geen vrijblijvende keuze meer, maar een langdurig opgelegde noodzaak met verstrekkende gevolgen. Als werkgever staat u voor de uitdaging om evenwichtige, zorgvuldig afgewogen maatregelen te nemen om de transitie naar een hybride werkplekstrategie soepel te laten verlopen. Maar hoe doet u dat dan?


Naar een hybride werkplekstrategie
Veel bedrijven merken nu waar ze staan op het vlak van hybride werken en waar de knelpunten zitten. Het dwingt hen om na te denken over een nieuwe werkplekstrategie waar thuiswerken een permanent onderdeel van wordt. Een schoolvoorbeeld van hoe u dit kunt vormgeven, vinden we in de werkmethode van Automattic.


Automattic werd in 2005 opgericht door Matt Mullenweg en is het bedrijf achter WordPress dat 36% van alle websites op internet huisvest. Opvallend is dat Mullenweg maar liefst 1.272 medewerkers in dienst heeft maar niet over eigen kantoorruimte beschikt. Al zijn medewerkers werken verspreid over 75 landen online samen! Hij weet hen te binden, te boeien en laat hen online werkrelaties opbouwen doordat hij het virtueel werken telkens op een hoger niveau tilt. Als organisatie groeiden zij zo door tot niveau vier. In de praktijk blijven veel organisaties in deze ontwikkeling echter op niveau twee steken. Ze proberen thuis gewoon dezelfde manier van werken toe te passen als op kantoor. Maar wat houden die vijf niveaus van ‘werken op afstand’ eigenlijk in?


Niveau 1 - Geen gerichte actie
Het startniveau. Het bedrijf onderneemt geen gerichte actie om ‘werken op afstand’ vanuit een langetermijnperspectief aan te pakken. Werkt het personeel vanuit thuis, dan kan het ook daar haar dagelijkse basistaken vervullen: verzenden en ontvangen van e-mails, inbellen bij vergaderingen, etc. Toch is er bij de medewerkers de neiging om dingen uit te stellen totdat ze weer op kantoor zijn. En sommige managers schakelen zelfs ‘Big Brother'-software in op de computers van hun werknemers zodat ze er zeker van zijn dat hun personeel is ‘aangemeld’ en daadwerkelijk werkt tijdens de werkuren. Meer actie is nodig.


Niveau 2 - Het online-kantoor
Veel bedrijven bevinden zich nu of binnenkort op dit niveau. Ze hebben zich aangepast aan de nieuwe werkomstandigheden. Het personeel weet hoe ze videogesprekken moeten voeren en moderne communicatiemogelijkheden kan gebruiken. Toch is de manier van werken hetzelfde gebleven. Daardoor worden slechte gewoonten en inefficiënte werkwijzen gewoon verdergezet. Er is geen ruimte om het werk zelf te organiseren. Het bedrijf legt de manier van werken op en medewerkers worden geacht daarin te volgen. Ze moeten tijdens de kantooruren voortdurend online zijn, ook al is dat niet altijd zinvol of praktisch. Deze invulling van thuiswerken gaat ten koste van het ‘sociaal kapitaal’ van organisaties en brengt op termijn schade zal toe aan hun sociale cohesie, productiviteit, veer- en innovatiekracht.


Niveau 3 - Aanpassen aan de nieuwe omgeving
Op dit niveau gaat een bedrijf zich wel aanpassen aan de nieuwe realiteit. Het neemt doordachte maatregelen om het dagelijkse werk zo normaal mogelijk te laten aanvoelen. Documenten worden online gedeeld en kunnen door iedereen die deelneemt aan de realtime vergadering bewerkt worden. We zien in deze fase dat bedrijven ook op materieel vlak stappen zetten en investeren in betere apparatuur voor hun werknemers. Denk aan een professionele thuiswerkplek, verlichting voor videogesprekken en microfoons die achtergrondgeluid onderdrukken. Werknemers leren duidelijk en helder te communiceren in hun berichten. De effectiviteit van de communicatie wordt opgeschroefd want is nu van cruciaal belang.

Niveau 4 - Asynchrone communicatie
Bedrijven die asynchrone communicatie toepassen, scheiden de productiviteit en de output van een fysieke aanwezigheid van hun medewerkers op kantoor.  Bij asynchroon werken of ‘werken op afstand’, maakt het niet uit wie wanneer en vanaf welke plek werkt. Zolang iedereen maar van elkaar weet wat er moet gebeuren en wanneer het werk klaar moet zijn. Medewerkers spreken onderling of met hun manager af welke taken ze op kantoor doen, en welke thuis.


Werknemers voeren het werk op hun eigen tijd uit. Veel dingen hebben geen onmiddellijke reactie nodig. Is er toch een dringende vraag of situatie, dan is een telefoontje voldoende. Door werknemers meer tijd te geven om ergens op te reageren, krijgen ze de gelegenheid om na te denken over hun antwoord. Zo leren ze om efficiënt te communiceren met elkaar, op een constructieve en informatieve wijze. Dat doen ze door elkaar voldoende achtergrondinformatie te geven en door acties en resultaten te verbinden met elke opdracht. Collega’s geven elkaar de ruimte om te reageren mochten er dingen niet haalbaar of mogelijk zijn. Het kantoorgebouw is dan alleen nog nodig voor zaken en taken die de gelijktijdige en fysieke aanwezigheid van meerdere collega’s vereisen.


Niveau 5 - Nirvana
Op dit niveau werkt uw team beter dan een team ooit kan werken. De manier van werken is helemaal afgestemd op de cultuur van de organisatie en de fysieke omgeving waarin mensen werken. Het werk verloopt gestroomlijnd en efficiënt.


Op welk niveau bevindt uw bedrijf of organisatie zich? Wilt u stappen zetten naar het volgende niveau? Laat u door ons inspireren en adviseren. Als kantoorinrichters helpen we u graag om uw kantoor en thuiswerkplek efficiënt en doeltreffend in te richten.

OVERZICHT
           
                                
                       
                        

Hoe slim opbergen helpt bij social distancing op kantoor

                    

Thuiswerken is tegenwoordig de regel. Maar niet iedereen heeft die mogelijkheid. Als werkgever wilt u er daarom voor zor...

                        LEES MEER                 
      
       
                                
                       
                        

Deze vijf adviezen zorgen voor veilig en gezond thuiswerk

                    

Uit onderzoek van de grootste Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk (IDEWE) blijkt dat bijna zes op d...

      

Contacteer ons

Hebt u een concrete vraag of wenst u advies over een specifiek onderwerp? Of wilt u gewoon eens vrijblijvend kennismaken? Laat het ons weten.


Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Ontdek de mogelijkheden

in ons gratis e-book

We hebben nog even jouw e-mailadres nodig voordat je ons E-book kunt downloaden.
Vul hieronder jouw e-mailadres in.

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Inspiratieboek downloaden

Het inspiratieboek is geopend in een nieuw venster. Als je browser dit venster heeft geblokkeerd, kan je het inspiratieboek openen door op deze link te klikken:
klik hier om te downloaden.

Wil je het inspiratieboek ook per post ontvangen?
Laat dan even onderstaande gegevens achter.

Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Bedankt voor je aanvraag.
Wij sturen de brochure zo snel mogelijk op.


Vriendelijke groeten
Het Pami-team