JDE Douwe Egberts

Eind september 2018 namen de Retail- en Professional-teams van Jacobs Douwe Egberts België hun intrek in een volledig nieuwe werkomgeving, nadat ze tientallen jaren samen met de productie op eenzelfde site waren gehuisvest. De nieuwe thuis gaat gepaard met heel wat verandering en een nieuwe start met frisse dynamiek.

“Bij de keuze van een nieuwe locatie was de bereikbaarheid met het openbaar vervoer van cruciaal belang” opent Nancy De Hertogh, HR Assistant Jacobs Douwe Egberts BE. “Dat geldt zowel voor het aantrekken van talent als het houden van de vaste medewerkers, die een verhuis van Grimbergen naar bijvoorbeeld Antwerpen of Brussel niet zagen zitten”.

Een grondige studie van de situatie in Grimbergen ging het zoeken naar een nieuwe vestiging vooraf. “De bezettingsgraad, het aantal gebruikte vierkante meters, de voorraad- en archiefruimten,… het werd allemaal in kaart gebracht” blikt Annick Vandenbulcke, Head of Occupier Advisory bij van Colliers International terug; de geselecteerde partner die de verkoop van de site in Grimbergen op zich nam, evenals het zoeken naar een geschikte nieuwe locatie, alsook de volledige inrichting en aankleding van de nieuwe kantoorruimte.

Semi-flex werkplek
“In Grimbergen beschikte elke medewerker nog over een eigen werkplek, terwijl we voor de nieuwe thuis semi-flex werken voor ogen hadden en vooral de teams samenbrengen die veelvuldig met elkaar moeten samenwerken” licht Nancy De Hertogh toe. “Dat stuitte aanvankelijk op weerstand, maar met de nodige infosessies konden ook de voordelen gecommuniceerd worden”.

Bij de opmaak van het eisenprogramma stonden enkele harde criteria voorop: alle medewerkers onderbrengen op één vloer, er moet een bedrijfsrestaurant zijn en voldoende parkeerfaciliteiten. “We kwamen uit op iets meer dan 2000 m² benodigd vloeroppervlak op één niveau om zowel de medewerkers van de Retail- als de Professional-afdeling te kunnen samen zetten, wat niet evident is” geeft Nancy De Hertogh aan. “Bovendien was het ook de bedoeling om de werkplaats en het leslokaal voor de technische medewerkers die de koffieautomaten herstellen te integreren in hetzelfde vloervlak. Last but not least moest er gezocht worden in een kleine cirkel rond de oude locatie in Grimbergen”.

De shortlist telde drie locaties, waarvan uiteindelijk het ‘Buro & Design Center’ werd weerhouden.

Koffie & thee business uitstralen

Vanzelfsprekend heeft een bedrijf als Jacobs Douwe Egberts duidelijke richtlijnen m.b.t. de corporate identity die moeten gerespecteerd worden. “Hoofdlijn is het uitstralen van wat we doen, kortom onze koffie en thee business zichtbaar maken voor allen die hier binnenstappen” verduidelijkt Nancy De Hertogh.

“Voor onze nieuwe thuis wilden we af van een klassieke kantooruitstraling. Mensen ontmoeten is erg belangrijk in de nieuwe werkomgeving en wie aan ontmoeten denkt, denkt spontaan koffie en een koffiebar! Het lag dan ook voor de hand dat daar de inspiratie moest gehaald worden”

De inkom verrast met een look die niets gemeen heeft met hoe een receptie er gewoonlijk uitziet. De bezoeker wordt er meteen in de wereld van de koffie ondergedompeld met een heuse koffiebar, een overzicht van de merken die onder de internationale JDE-koepel vallen, enkele nissen met nieuwe koffieproducten en een boeiende verzameling antieke koffiemolens.

“De beide managementteams van de Retail- en Professional-afdeling zitten elk aan een centrale werktafel” licht Annick Vandenbulcke toe. “Hun teams zijn daarrond uitgewaaierd. Bij de kleurkeuze hielden we vooral bruintinten en koffiekleuren voor ogen”. In de inrichting valt op hoe de verschillende merken die deel uitmaken van JDE aan bod komen met hun eigen identiteit. Zo kregen sommige vergaderruimten een specifieke aankleding in de huisstijl van Jacqmotte, Zwarte Kat, L’Or, enz. Glaswanden zijn voorzien van grafische screens die verwijzen naar de koffiebeleving met o.a. koffiekannen, tassen en lepeltjes.

Overal duiken creatieve en speelse elementen op die telkens opnieuw de aandacht vestigen op de wereld van de koffie: er zijn lampenkapjes vervaardigd uit geperst koffiegruis, porseleinen koffiekannen en tassen omgebouwd tot verlichtingsarmaturen, poefs bekleed met jutte afkomstig van koffiezakken, enz.

Ambassador team

Om de verandering optimaal te begeleiden werd een ‘ambassador team’ samengesteld, waarin één afgevaardigde per medewerkersteam was opgenomen. Het ‘change’-team speelde alle informatie over het verhuisproject door aan de ambassadors, die op hun beurt de teams informeerden, feedback gaven om samen de verandering in goede banen te leiden.

“De medewerkers kregen veel inspraak in het bepalen van hun nieuwe werkomgeving” blikt Nancy De Hertogh terug. “Er is een werkplekspel opgezet, dat bedoeld was om de gebruikers kritisch te laten kijken naar hun toekomstige werkplek, het gebruik van de ruimte, de zone-indeling, kortom de nieuwe werkomgeving. Zo groeide de invulling voor de inhuizing vanuit de gebruikers”.

Annick Vandenbulcke gaat verder: “Samen met het ambassador-team is een handleiding voor de gebruikers van de nieuwe werkomgeving uitgewerkt, waarin alle informatie over het gebruik, de aanwezige uitrusting en de te respecteren regels is samengebracht”. In totaal werken er een 200-tal mensen bij JDE, waarvan een 70-tal hoofdzakelijk in buitendienst. De nieuwe kantooromgeving voorziet in 128 werkplekken.

Werkplekken met optimaal ergonomisch comfort.

Elke werkplek is voorzien van een 23” computermonitor, gemonteerd op een beweegbare arm voor optimaal ergonomisch comfort. Er is veel tijd geïnvesteerd in het uitzoeken van het meubilair. Daarnaast is er heel wat maatwerk volgens ontwerpen van Colliers International, dat ook de productie begeleide.

De vergaderruimten liggen verspreid over de kantoorvloer. “Er is vooral gekozen voor kleinere capaciteiten, voor 4 à 6 personen” licht Nancy De Hertogh toe. “Daarnaast is er een grotere eenheid voor maximaal 12 mensen en twee koppelbare ruimten. Speciale aandacht ging uit naar de A/V-uitrusting voor het faciliteren van conference calls”.

‘Bubbles’ liggen overal verspreid, zodat ze snel toegankelijk zijn voor alle teamleden. Daarnaast zijn de bijzonder gezellig en huiselijk ingerichte ‘break-out room’ met volledig ingerichte keuken voor de medewerkers, alsook de coffee corners multifunctioneel ingericht voor diverse meetings of als aanvullende werkplek.

“Hoofdlijn is het uitstralen van wat we doen, kortom onze koffie en thee business zichtbaar maken voor allen” Nancy De Hertogh.

Snelle gewenning

Toen het ‘Buro & Design Center’ als nieuwe locatie werd geselecteerd was de vloer nog bezet. “Alles moest nog worden leeggemaakt en de eigenaar van het gebouw kiest steeds voor een stapsgewijze vernieuwing van de centrale gedeeltes telkens een huurder vertrekt” licht Annick Vandenbulcke toe. “De nieuwe werkomgeving voor JDE werd in februari 2018 vooreerst gestript tot op het beton. Pas in maart 2018 kon gestart worden met de inrichtingswerken, waarbij Colliers International ook de coördinatie van de technieken op zich nam om sneller te kunnen gaan. De volledige vloeroppervlakte is afgedekt met een WiFi-netwerk”.

Een half jaar na de inhuizing is iedereen gewend aan de nieuwe werkomgeving en klinken unaniem positieve commentaren. “Een verhuismoment als dit is ideaal om te vernieuwen, werksituaties te corrigeren en zaken vooruit te projecteren” stelt Nancy De Hertogh vast. “De nieuwe bureaus met elektrische hoogteregeling op alle werkplekken kennen veel bijval. De angst om geen werkplek te vinden nu men niet langer over een eigen stek beschikt, is ook helemaal weggenomen. Het ambassador-team waakt verder over het correct gebruik van alle faciliteiten en helpt waar nog nodig”.

“Naast de eigenlijke showroom zijn ook de coffeecorners als levende showroom voor de Professional-afdeling van JDE geconcipieerd” gaat Annick Vandenbulcke verder. “En dan is er ook nog de D.E Academy, de ruimte vooraan die helemaal in het teken staat van de koffiebeleving. Hier kunnen groepjes mensen zelf koffie blenden en branden om de smaakevoluties te ontdekken, of ook nog deelnemen aan barista-workshops”.

Bron: Profacility.be
Foto’s: Marc Detiffe