ERGONOMIE EN WARME WERKOMGEVING CENTRAAL BIJ INRICHTING.

Donkere vloeren, ijzeren wachtbanken, bruine plafonds in metalen lamellen. Dat beeld mag u zich voor de geest halen bij de kantoren van De VoorZorg in Mechelen. Of beter, dat beeld mócht u zich voor de geest halen. Na de opfrissing van de bedrijfswaarden was het immers hoog tijd om ook de  kantoren aan een grondige verjongingskuur te onderwerpen. Wat gebeurde. Met succes en tot grote tevredenheid, zowel van de medewerkers als van de bezoekers.

We treffen Tom Verbruggen, directeur Gebouwen en Logistiek, in een van ‘zijn’ nieuwe lounges in Mechelen. Het valt ons op hoe de toon van het gesprek meteen de warmte van deze ontmoetingsplek overneemt. Mooi meegenomen voor de evaluatie van ingrijpend interieurproject, dachten wij. Maar dat bleek niet eens nodig.

Tom Verbruggen: “De VoorZorg is een warme organisatie die staat voor durf, solidariteit en engagement in het kwadraat. En dat oude interieur stond daar gewoon haaks op. Om de woorden tang en varken niet in de mond te nemen. We hebben nog even overwogen om het oude interieur vintage te noemen, budgettair scheelde dat meer dan een slok op een borrel (lacht). Maar die kantoren waren gewoon niet meer van deze tijd. En volledig opgebruikt. 

Door het gebruik van organische materialen, huiselijke elementen en warme tinten zijn we erin geslaagd om onze waarden nu ook tot uiting te laten komen in onze kantoren. Dat is belangrijk, maar waar het uiteraard vooral om gaat is dat we op het vlak van werkomgeving een enorme sprong voorwaarts maakten.”

Wat hield die sprong dan precies in?

“In de eerste plaats wilden we onze bezoekers beter van dienst kunnen zijn. Want we zijn er nu eenmaal voor hen, niet voor onszelf. Daarin pasten een aantal nieuwe concepten, gebaseerd op de verwachte duur van een contact of de gewenste privacy. Daarom kwam er een duidelijk onderscheid tussen de onthaalbalie, waar men snel iets komt afhalen of doorverwezen wordt, een aantal open loketten voor verrichtingen die wat langer duren, en afgesloten ruimtes voor uitvoerigere besprekingen die meer discretie vragen.

Leden die even moeten wachten kunnen dat in een wachtzone met aangename zitmeubelen. Door hun organische vormen brengen die een zachtere sfeer in de ruimte en kunnen ze er flexibel in opgesteld worden. Daarnaast is er een gezellige koffiehoek met wifi, TV en muziek. Even wachten vliegt op die manier zo voorbij.”

Hoe bent u te werk gegaan?

“Het onderdeel kantoorinrichting maakte deel uit van een volledig renovatieproject. De architect daarvan was dus ook verantwoordelijk voor de ontwikkeling van het interieurconcept. Daarin moesten op het gelijkvloers 10 à 15 frontoffice-medewerkers een plek krijgen en op de bovenliggende verdiepingen voorzagen we backoffice-werkplekken voor 140 medewerkers.

Enkele interne werkgroepen hadden op voorhand de wensen en noden goed in beeld gebracht, als een soort briefing voor de architect. En dat heeft echt wel een grote invloed gehad. Net zoals jullie inbreng overigens. Vooral door de manier waarop Pami van bij de eerste kennismaking tot en met de uitvoering actief met ons meedacht maakte het verschil.”

Was er inspraak van alle medewerkers?

“In de mate van het mogelijke, want je moet natuurlijk waken over een evenwicht tussen beschikbare ruimte, ergonomie, prijs en zoveel andere facetten van een dergelijke opdracht. Vanuit de rechtstreekse input van medewerkers kozen we bijvoorbeeld voor een vingerafdrukvrije toplaag op de vergadertafels en bureautafels met een H-poot. Twee terechte vragen van de onderhoudsploeg. Eerder praktische aspecten dus.

Over emotionele dingen als smaak en kleur kan je al niet discuteren, laat staan ingaan op alle individuele wensen. Esthetiek werd daarom behandeld door de interne werkgroep kantoororganisatie, in samenspraak met de architect. En voor wat betreft ergonomie werd onze preventieadviseur er heel nauw bij betrokken. Zoiets moet je aan een onafhankelijke expert overlaten.”

Welke vereisten kwamen er dan zoal uit de interne werkgroepen?

“Uit de werkgroepen leerden we in de eerste plaats dat we ons lastenboek moesten opdelen in meerdere hoofdstukken. Voor de standaardwerkplekken mocht het accent bijvoorbeeld meer liggen op technische kwaliteiten en prijs. En de juiste verhouding tussen die twee. Maar voor de onderwerpen waar meer ruimte was voor een creatievere invulling - denk aan een wachtruimte, een koffiecorner, de refter en dergelijke - was het duidelijk dat we meer accent moesten kunnen leggen op het conceptueel meedenken en minder op de prijs.

Voor die ruimtes bevatte het lastenboek dan ook vooral een omschrijving van het gevoel dat ze moesten oproepen. Bijvoorbeeld: ‘wachtzaal voor maximaal zes personen, organische vormen, flexibel op te stellen, frisse kleuren, tijdloos.’

Voor de bureaustoelen was de ergonomische kwaliteit dan weer de absolute prioriteit. Een interne werkgroepen onderwierp daarom verschillende stoelen aan een uitvoerige test. De scores daarvan werden mee opgenomen in het lastenboek.”

Hoe ging Pami hiermee om?

“Wel, heel eerlijk, het is op basis van die aandachtspunten dat Pami het verschil maakte. Sommige andere kandidaten hadden ook mooie concepten ingediend, maar die strookten helemaal niet met onze verwachtingen. Alsof ze ons niet begrepen hadden, of erger nog, alsof ze niet echt naar ons geluisterd hadden. Terwijl dat volgens mij toch een belangrijke eigenschap is voor iedere organisatie; luisteren naar je klant.

Daarnaast hadden sommige mededingers niemand in huis om de juiste uitleg te geven aan ons intern team dat het onderzoek naar de bureaustoelen deed. Bij Pami was die uitleg heel deskundig en to the point.

De manier waarop jullie interieurarchitect Bieke Verschueren onze wensen en noden vertaalde naar een concreet uitgewerkt voorstel mag tenslotte ook niet onderschat worden. Het gaf Pami zonder meer een niet te onderschatten voorsprong.”

Welke andere troeven zoekt een organisatie als de uwe bij een partner voor kantoorinrichting?

“Schoenmaker blijf bij uw leest is ons devies. Dus voor een totaalproject van deze orde, waar 150 mensen jarenlang in de beste omstandigheden moeten kunnen werken, ga je niet even online op zoek naar de boxmover die je het voordeligst de nodige kasten, tafels en stoelen kan leveren.

Wij zijn vooral op zoek gegaan naar een partner die ons van bij de start met gefundeerd advies kon bijstaan op het vlak van interieurconcepten, materiaalgebruik, ergonomie, akoestiek enz. En die ons daarenboven een topkwaliteit realisatie kon garanderen en een goeie naservice.

Daarom hebben we ook bewust gekozen voor procedure met een offerteaanvraag (we moeten de overheidswetgeving volgen). Zo konden we een belangrijk deel van de punten toekennen aan de conceptmatige benadering en iets minder accent leggen op de prijs.”

‘Het nieuwe werken’ was in deze opdracht geen prioriteit. Is daar een specifieke reden voor?

“Hoe je het ook draait of keert, in een organisatie als de onze gaat er nog altijd veel papier om. Onze medewerkers en klanten hebben hun dossiers meestal nog ‘bij de hand’. Al is de beweging richting ‘het nieuwe werken’ ook bij ons uiteraard al enkele jaren ingezet.

De digitale verwerking van documenten neemt bijvoorbeeld exponentieel toe. En met de overheid zijn we in overleg met betrekking tot de geldigheid van gescande documenten en digitale handtekeningen. Maar daarin is nog een hele weg af te leggen. Daarom kozen we er toch nog voor om iedereen zijn eigen werkplek te geven in een landschapsbureel, aangevuld met een aantal concentratiewerkplekken voor wie even ongestoord wil kunnen doorwerken.

Een tijdje geleden zijn we ook gestart met een proefproject waarin onze collega’s een dag per week kunnen thuiswerken. De evaluatie daarvan is lopende en is een dynamisch proces.”

Waarop mocht voor jullie echt niet bespaard worden?

“Ergonomie. Dat was voor ons, zoals al gezegd, zeer belangrijk. Vandaar bijvoorbeeld het doorgedreven testen van de bureaustoelen. Als je acht uur per dag of meer op zo een stoel zit, gedurende meerdere jaren, dan is de prijs van ondergeschikt belang. Dan zijn het de ergonomische kwaliteiten van dat product die de doorslag moeten geven. Daarom kozen we ook voor in hoogte verstelbare tafels. Zo kan iedere gebruiker zijn bureau optimaal afstemmen op zijn lichaamslengte.

Ook de akoestiek was voor ons een belangrijke vorm van ergonomisch comfort. Daarom maakten we gebruik van akoestische plafonds, kastdeuren en tussenschotten. En legden we waar wenselijk tapijt. Die combinatie dempt het omgevingsgeluid, filtert storende geluiden en brengt daardoor rust.

Op elke verdieping hebben we tenslotte ook een zit-sta vergaderzaal. Dat is nog even wennen, maar zodra het ‘onbekend-is-onbemind-aspect’ weg is, erkent iedereen de voordelen ervan. We voorzien trouwens nog een sensibiliseringscampagne rond het gebruik van die alternatieve vergadermogelijkheden.”

Wat gaf de doorslag om voor Pami te kiezen en hoe verliep het project?

“Ondanks het feit dat jullie prijs niet de scherpste was, scoorde Pami in totaal het meeste punten op de zeer uitgebreide scoring van het bestek. De score op budget werd met andere woorden ruimschoots goedgemaakt door jullie scores op criteria als kwaliteit, concept en ergonomie.

Dat conceptmatig meedenken en de vlotte uitrol van het project hadden voor ons dan ook een meerwaarde die moeilijk meetbaar is in geld. Jullie flexibiliteit bijvoorbeeld toen onze straat plots werd opgebroken. Of wanneer er andere onvoorziene dingen opdoken op de werf, wat onvermijdelijke is bij een dergelijk project overigens. Maar de positieve manier waarop Pami zich op die momenten altijd heeft opgesteld en de problemen heeft aangepakt, inclusief last minute ingrepen, maakte dat we onze deadlines altijd hebben gehaald.

Dat is een fantastische prestatie, waarbij ik zeker een pluim wil geven aan Patrick Lehaen voor zijn rol op de werf en Helene Ramos voor de logistiek. En ook Tina Wauters verdient hier zeker een vermelding voor de manier waarop zij de communicatie tussen alle partijen heeft verzorgd.”

Een tevreden klant. Mag dat de algemene conclusie zijn?

“Een zeer tevreden klant zou ik daarvan maken. De nieuwe werkomgeving werd heel positief onthaald. We kregen veel spontane complimenten over de warme uitstraling, het comfort, de akoestiek enz. Dit is een kantoor waarin het comfortabel en aangenaam werken is en waarin we onze klanten met gepaste trots kunnen ontvangen.” 

PROJECTFOTO'S

PRODUCTEN

CATIFA LEES MEER Catifa
LOTTUS LEES MEER Lottus
CAPISCO LEES MEER Capisco
SOFI LEES MEER Sofi
MC SOFA LEES MEER Mc Sofa
RONDO QUATRO LEES MEER Rondo Quatro
TAIL LEES MEER Tail
A. & A.+ LEES MEER A. & A.+
A. WOOD LEES MEER A. Wood
BALIE LEES MEER Balie
I.WORK LEES MEER i.work
KLAPTAFEL LEES MEER Klaptafel
LADEBLOK LEES MEER Ladeblok
LINQQ LEES MEER Linqq
MAATWERK LEES MEER Maatwerk
ARKI LEES MEER Arki
NOLITA LEES MEER Nolita
NOLITA TABLE LEES MEER Nolita table
CAGE LEES MEER Cage
CRYSTAL LEES MEER Crystal
ORGANIC OFFICE LEES MEER Organic Office
HAL LEES MEER Hal

Contacteer ons

Hebt u een concrete vraag of wenst u advies over een specifiek onderwerp? Of wilt u gewoon eens vrijblijvend kennismaken? Laat het ons weten.


Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Ontdek de mogelijkheden

in ons gratis e-book

We hebben nog even jouw e-mailadres nodig voordat je ons E-book kunt downloaden.
Vul hieronder jouw e-mailadres in.

Uw bericht is goed verzonden. Wij nemen snel contact met u op.

Inspiratieboek downloaden

Het inspiratieboek is geopend in een nieuw venster. Als je browser dit venster heeft geblokkeerd, kan je het inspiratieboek openen door op deze link te klikken:
klik hier om te downloaden.

Wil je het inspiratieboek ook per post ontvangen?
Laat dan even onderstaande gegevens achter.

Liever telefonisch? Bel dan +32 11 800 700

Bedankt voor je aanvraag.
Wij sturen de brochure zo snel mogelijk op.


Vriendelijke groeten
Het Pami-team